Papierowe dokumenty w biznesie to już przeszłość. Coraz więcej świadomych firm decyduje się na przeprowadzenie procesu digitalizacji i zastąpienie dokumentacji papierowej jej elektronicznym odpowiednikiem. Digitalizacja dokumentów oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dedykowanym oprogramowaniem klasy DMS pozwalają na sprawne, efektywne oraz w pełni zgodne z duchem czasu zarządzanie firmową dokumentacją oraz skuteczne wprowadzenie przedsiębiorstwa na ścieżkę udanej cyfrowej transformacji.
Tradycja kontra nowoczesność, czyli czy opłaca się korzystać z dokumentów papierowych?
Jeszcze kilkanaście lat temu firmy nie miały wyboru – były zmuszone do korzystania wyłącznie z papierowych wersji dokumentów i organizowania ich obiegu w tradycyjnej formie. Takie rozwiązanie wiązało się z licznymi problemami, na które narażone były zarówno duże firmy pracujące z masowymi ilościami dokumentów, jak i mniejsze przedsiębiorstwa generujące ich symboliczne ilości. Tradycyjny obieg dokumentów wiązał się z wysokimi kosztami oraz zwiększonym ryzykiem. Do jego poprawnej realizacji konieczne było stworzenie oraz utrzymywanie fizycznego archiwum i etatów pracowników odpowiedzialnych za jego organizację, systematyczne inwestowanie w zakup materiałów papierniczych, utrzymanie i modernizowanie infrastruktury biurowej do drukowania i wiele innych wydatków, które podnosiły koszty utrzymania firmy.
Praca z dokumentacją papierową jest bardzo wymagająca. Poruszanie się po fizycznych zasobach bieżącej i archiwalnej dokumentacji oznacza dla pracowników więcej obowiązków, które są realizowane kosztem ważniejszych czynności. Dokumentacja w tradycyjnej postaci jest także narażona na ryzyko zniszczenia, zgubienia, pominięcia czy dostania się w niewłaściwe ręce, co naraża firmę na straty finansowe i wizerunkowe. Duże ryzyko popełnienia błędów wywiera natomiast negatywny wpływ na morale, zapał do pracy oraz zaangażowanie pracowników. Z uwagi na wszystkie te problemy, tradycyjny obieg dokumentów coraz częściej jest zastępowany elektronicznym odpowiednikiem, który jest pozbawiony wszystkich najważniejszych mankamentów swojego poprzednika.
Elektroniczny obieg dokumentów i jego najważniejsze atuty
Elektroniczny obieg dokumentów cieszy się tak dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców nie bez powodu. Jego wdrożenie pozwala bowiem na wyeliminowanie wszystkich istotnych problemów, z którymi borykały się firmy dotychczas korzystające z dokumentacji papierowej. Elektroniczny obieg dokumentów zakłada digitalizację całokształtu firmowych zasobów dokumentacji oraz jej przechowywanie w elektronicznej postaci, w cyfrowym archiwum (w chmurze lub na serwerach firmy) dostępnym z poziomu wybranego systemu klasy DMS (z ang. Document Management System, czyli systemu zarządzania dokumentami). Dostęp do plików staje się łatwiejszy i wygodniejszy, gdyż dokumenty mogą być otwierane, modyfikowane i udostępniane z dowolnego miejsca, co ułatwia wykonywanie codziennych zadań zarówno pracownikom z centrali i poszczególnych oddziałów, jak i osobom wykonującym swoje obowiązki zdalnie.
Dostęp do każdego pliku jest regulowany na podstawie odgórnie nadanych uprawnień, co oznacza lepszą ochronę firmowych danych oraz wyeliminowanie ryzyka ich wycieku na zewnątrz lub dostania się w niepowołane ręce. Poruszanie się zarówno po bieżących, jak i archiwalnych zasobach firmowej dokumentacji przebiega szybko i sprawnie, co przynosi oszczędności czasowe pozwalając pracownikom na skupienie się na istotniejszych z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa kwestiach, niż regularne wizyty w archiwum w celu przeszukiwania teczek i segregatorów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala ponadto znacznie zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów podczas pracy z dokumentacją, co pozytywnie wpływa na zaangażowanie pracowników podnosząc ich poczucie bezpieczeństwa oraz wiarę we własne możliwości.
Dedykowane oprogramowanie do zarządzania firmową dokumentacją
Elektroniczny obieg dokumentów jest realizowany za pomocą specjalistycznego oprogramowania dla firm – systemu zarządzana dokumentami. Pozwala on na zebranie w jednym, łatwo dostępnym dla uprawnionych osób miejscu wszystkich zdigitalizowanych dokumentów oraz ich bezpieczne przechowywanie w cyfrowym archiwum. Nowoczesne, warte zainteresowanie systemy klasy DMS to rozbudowane, zaawansowane pod względem technologicznym oraz wysokofunkcjonalne rozwiązania platformowe pozwalające na realizowanie nawet najbardziej skomplikowanych i złożonych zadań związanych z zarządzaniem obiegiem dokumentów.
Poszukując odpowiedniego systemu z funkcjonalnością z zakresu zarządzania dokumentacją, warto zwrócić uwagę na wysokiej klasy platformy low-code, które cieszą się coraz większą popularnością w środowisku biznesowym. Wynika to z wysokiej jakości oraz innowacyjności technologii i mechanizmów – platformy niskokodowe opierają swoje działanie m.in. o workflow, no-to-low-code application development, Machine Learning, Artificial Intelligence, OCR, Robotic Process Automation oraz wiele innych, autorskich rozwiązań, w tym zmienianie i dostosowywanie aplikacji biznesowych z natychmiastowym rezultatem.
Oprócz tego, wysokiej klasy platformy low-code adresują znacznie więcej potrzeb technologicznych współczesnego biznesu niż tylko samo zarządzanie dokumentacją – pozwalają bowiem na zaawansowaną automatyzację i zarządzanie procesami oraz dostarczanie dedykowanych aplikacji biznesowych obsługujących nawet 90% wszystkich scenariuszy biznesowych.
